導入電子發票契機: 隨著電子計算機發票落日政策,現階段企業對於導入電子發票的議題也更加重視,到底導入電子發票有那些好處?真正能節省多少紙張成本?節省多少人力? 華航在103年就以節能減碳為前提,希望能提前配合政策導入電子發票,文中能列入華航評估的資訊廠商之一,其中兩個的因素是: (一)文中資訊在稅務界的專業領域有很高的評價,這也是肯定文中在稅務界系統的經營成就。 (二)文中是少數在102年即完成電子發票解決方案開發的ERP廠商。 基於這兩個原因文中取得華航比價競標的門票。
導入規劃與教育訓練: 華航之前開立發票的方式主要採用電子計算機、收銀機發票加上不同單位有各自需求且須配合應用多方財會系統,在沒有整合的狀況下所需花費之人工檢核及事後問題查找及處理時間甚多,因此更加突顯加速進銷項交易資訊系統化之必要性。 華航這次導入的單位包含桃園總公司、修護工廠、台北與高雄分公司,使用系統多達10個單位4個統編,所以是多點多統編多使用單位的建置計畫。從計劃書提交以及多次到總部做系統功能與規劃說明,到最後比價會議經過漫長的經營過程中,認識到華航企業間各單位配合與風範,同時也考驗文中系統規劃能力與在地化服務的整合力。 華航各單位使用者遍佈全省各地,增加教育訓練的困難度,有賴文中在全省有六個教育訓練中心,為了有效的掌握上線的狀況,文中多次派訓練師到府(華航桃園總公司)進行系統教學並採用視訊方式集中華航台北、高雄分公司的夥伴到文中在地教育訓練中心配合隨班跟課,以確保掌握上線品質一致,經過輔導與兩個月雙軌平行測試期,於104年1月正式啟動電子發票。 此次使用電子發票除了節能減碳,也要將原本不同開立的方式所要人工的檢核內容,透過系統整合達成減化人工檢核的效益。
電子發票開立流程 (一)新增銷貨單 (二)自動轉成電子發票 (三)列印電子發票證明聯 只要登打完銷貨單,即自動轉成電子發票,並完成上傳與列印電子發票證明聯,同時也做好庫存管理,做到一次輸入,整體連貫,提升作業效率。
延伸效益: 各單位電子發票上線運作穩定後,接下來就是將電子發票資料銜接到營業稅申報系統。稅務申報本來就是文中的強項,除了將華航原來橫向不同資訊整合後再將發票資料拋轉報稅系統也完成縱向整合,再次協助企業稅務電子化整合邁進一大步!
華航導入電子發票後感想: 自101年起,本公司為改善整體交易循環作業連結,即持續推展各項財會業務資訊系統化,期以自動化系統工具輔以提升總、分公司作業與管理效率,遂展開電子發票系統導入計畫。 俟於財政部電子發票整合服務平台找尋財政部認證之系統廠商資訊,經權衡公司使用單位需求、評估系統延展性、管理分析功能及未來期望效益,並審慎評估廠商專業背景、專案管理、系統方案建議書後,爰以委由『文中資訊』服務,主要原因包括所需多項管理系統功能在其他評估廠商還須客製化收費撰寫(測試期時間長與穩定性低)但在文中MERP標準版系統就已包含無須客製(穩定性相對高)、支援產出多種營業管理性報表、擴充營業稅申報系統之延展性等。 經103年8月正式啟動文中MERP電子發票專案導入後,歷經系統環境檢測、軟硬體架設、系統雙軌並行測試等作業程序,過程均仰賴彼此良好溝通與配合,使得專案系統導入作業十分順遂,導入成果達成多項精進效益,簡述如后: (一)優化作業流程
(二)降低營運成本
綜上,導入文中電子發票系統不僅落實節能減碳政策,善盡企業社會責任,同時可縮短發票列印作業時間、加快結帳流程,達到開源之效果;另節省人力、紙張、郵寄及倉儲成本達到節流等效益。
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