一、數位憑證系統導入緣由 從事會計、記帳士事務所三十年以上的經驗，約略依據如下說明， 供參考：
(一)法令依據
- 商業會計法第三十六條規定，會計憑證為權責存在之憑證或應予永久保存或另行裝訂較便者，得另行保管。但 須互註日期及編號。註1
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第七條規 定，營利事業設置之日記簿及總分類帳兩種主要帳簿中，應有一種為訂本式。但採用電子方式處理會計資料者， 不在此限。註2
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第九條規 定，營利事業使用電子方式處理會計資料，應依商業會計法第四十條及商業使用電子方式處理會計資料辦法之 規定辦理。註3
- 商業使用電子方式處理會計資料辦法第一條開宗明義規 定，本辦法依商業會計法第四十條第一項規定訂定之。商業之會計憑證、會計帳簿及財務報表等，得以電子方 式輸出或以資料儲存媒體儲存。註4
- 商業會計法第四十條規定，商業得使用電子方式處理全 部或部分會計資料；其有關內部控制、輸入資料之授權與簽章方式、會計資料之儲存、保管、更正及其他相關 事項之辦法，由中央主管機關定之。註5
- 商業會計法第三十七條規定，對外憑證之繕製，應至少 自留副本或存根一份；副本或存根上所記該事項之要點及金額，不得與正本有所差異。註6
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第二十四 條規定，各項會計憑證，除為權責存在或應予永久保存者，應另行保管外，應依事項發生之時序或按其事項之 種類，依次編號黏貼或裝訂成冊。註7
(二)憑證保存
- 原始憑證十年保存限制的困擾，稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第二十四條規定，對外營業事項 之發生，營利事業應於發生時自他人取得原始憑證，如 進貨發票，或給與他人原始憑證，如銷貨發票。以媒體儲存之原始憑證，應於記帳憑證載名憑證字軌號碼，及營業人無須黏貼紙本憑證僅需要在登載字軌號碼於記帳 憑證內，故無保存紙本憑證之疑慮。
- 至於其他政府會計則適用於會計法第七十一條規定 各 種原始憑證，不適用前條之規定。但仍應於前條冊內註明其保管處所及其檔案編號，或其他便於查對之事實者。註8
- 非營利事業組織或機關團體則兼具適用會計法或商業會 計法部份則比照前所述作業方式辦理。
(三)學校專業訓練不足
專業訓練能回歸學校教育是我們的期望，目前帳務、稅務處 理以非一般「初級會計學」程度就可完成記帳，企業多型態的交易與經營模式今非昔比，已不是「中級會計學」所能滿足的，甚至要做到「高級會計學」的程度，大學四年專業課 程學習是相當必要的，應該是一系列完整進行學生的教育訓 練，不要未完成學校四年專業課程，學校就大力將學生推薦到企業、事務所「實習」，這是不負責任的作法，實質上一般企業或事務所卻是想運用其既便宜又廉價的「人力」而已， 這是學校、企業與事務所短視近利的想法，造成該「人才」 被扭曲其專業能力，這種方式已反覆於企業與事務所內發生， 這並不是我們理想中的「人才」，甚至所學課程只有半套無 法一系列精進完整，結果是事務所卻變成另一個訓練場所， 甚至造成人才的浪費，許多人才就此被埋沒，斷送其前程， 還造成國家高等教育資源的浪費，事實上當我們在數位憑證 系統導入後需要的是「人才」絕非「人力」。
二、可解決事務所困擾?
(一)導入前困境
- 少子化、專業性不足
近年來本所招攬人才之際，發現台灣許多人才流失與所學 之課程無法與事務所相關，曾經用過非本科系的人才，但 往往需求的人才就是只想利用此機會學習後轉換工作的短視想法，造成事務所變成訓練人才之場所，故一直皆無法尋找合適的人才，推測可能是少子化、人才西進及事務 所呆板、重複性太高的工作環境，所尙起相關的可能性極 大；另外現代之勞動者對於工時計算與工作態度、環境與工具利用等意識抬頭，對於事務所之工作型態，例如淡、旺季工時之分佈、工具利用極低等不滿，造成所內招募人 才困難，甚至訓練後人才的流失。當然本所有一個好處是 本事務所合夥人長期兼任大學財稅系教師，還可以利用此機會招募到比較優秀的人才，相信其他事務所均有此可能與困窘，甚過之而無不及。因事務所之工作是屬於比較需要專業能力工作性質，極需利用工具的人才，而非本科系者非常困難擔任專任帳務員，加上大環境不佳的經濟影響，中小企業對於專業勞務歧視、貶牴與認同不夠，加上同業間相互削價競爭等等因素，皆可能造成事務所內勞務公費收入偏低，也無法提升至合理應有專業服務之價值，相對於更無法提高專業的帳務員與合適的薪資待遇，造成很多專業人員無法長久於此行業貢獻服務。 - 空間不足
依照商業會計法第三十八條規定(註9)，應保存帳表憑證
(1)會計憑證，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。
(2)各項會計帳簿及財務報表，至少保存十年。部分客尜長期委任在所內放置多年度帳冊，或是抱怨憑證 帳冊佔據空間太多與應保留時間長久，所幸關於憑證保存 部分，主管單位已放寬有關於電子憑證及電子帳冊存放之 規定。尒其大部分所內工作人員以女性居多，加上勞基法 無理的限制，長時間無謂的勞動檢查之影響，讓事務所管 理上卻步，加上帳簿以書面或實體憑證常造成搬運或推放 困難及不便，身尚及勞尚更讓事務所尋求改善。 - 重複性工作無建樹
依照商業會計法，應保存並產製會計憑證及報表
(1)需要列印大量會計憑證(傳票)而且依照傳統作法應該要確實浮貼原始憑證，不僅花費人力、時間、紙張、 事務機耗材、事務機器材壽命，早年本事務所為了人 才能長期留住，合夥人更不惜借用專業機器來工作改 善，像「撕傳票專用機」約花費近十萬元成本，合夥 人也不惜成本做此改善工作之投資；此種處理書面方 式，僅僅只是花費帳務人員寶貴的時間，且因為短時 間黏貼常有人為疏失，在後續更新新的會計憑證，更 是在忙季中的人力與時間分配上造成鄑上加霜的困 境。
(2)政府雖大力推動無紙化作業，立意良好，但往往沒有 考慮到事務所的問題與應有配套措施，甚至把政府要 提供納稅義務人的書表轉嫁到事務所而已，諸如營業 稅申報書、營利事業所得稅申報書及各種納稅繳款書， 說的好聽現在只是政府無紙化節能減碳了，但事務所 成本及紙張浪費不減反而增加，這是大家應該去正視 的，當然政府大力提倡無紙化作業，我們也非常贊同 與尟持，目前部分已改善，仍有部分無法同步，像各 項申報書申報完成後，是否可以回傳至事務所系統內 保存，隨時可以調閱與查詢、保存，無須重複列印， 甚至可以直接經過傳真、LINE 等各項通信軟體來提供 客尜或其他需求之單位使用，再來目前金融機構(財金 公司)平台繳稅回傳繳納憑證一直來是一張沒有任何 公示力的繳納憑證，甚至上面還註明此非正式憑證， 待金融機構或稅務機關收到款項後，請另行查詢或至 稅務機關申請「稅額繳納證明」，顯然有違背無紙化原 意，基於此理由目前本事務所之繳稅憑證仍是有紙化方式進行繳稅，這是萬不得已的，造成事務所增加成 本與至金融機構往返人力。
(二)導入過程
- 成本考量
(1)收入面：
同業間相互削價競爭等等因素，造成事務所內勞務公費收入偏低，也無法提升至合理應有專 業服務之價值，相對於更無法提高專業的帳務員與合適的薪資待遇，造成很多專業人員無法 長久於此行業貢獻服務，本事務所為導正此觀 念，均將節省之經費轉化為調整專業人員薪資待遇，來留住專業人員。
(2)支出面：
軟體與硬體購入所需費用，網路規畫或配備， 未來每年應負擔維修與修繕及新購機械設備 費用只會增加不會減少，值得思考與專業廠商配合。
(3)節省面：
降低使用會計傳票報表紙或傳票紙張，或是完全不使用達到無紙化作業，另外事務機器或電 腦週邊耗材大幅減少。當年度之資本支出部分是事務所應考量之重點！是否成本與節省之支出有其相對效應，以本所案例而言，會先行考 量日後長久的效益，對本所內部有非常大的幫 助與效率為優先目標，但一般事務所會考慮當年度大筆資本金額要投資，造成負擔鉅大，往往無法預估造成同業間無法轉換系統使用。 - 空間存放
以本所來舉例，至今導入電子憑證已有一年半期間，不僅放置當年度之原始憑證空間已不復存在，節省空間可以往另外方向來使用，再則另因備置耗材的使用量無須大量購 置，節省經費的投入，使用存放空間也大量縮減。空置所 剩餘空間可以另移作其他應有效之用途，當然還有很多可以再簡化部分，諸如工商登記備存資料(公司登記、商業登記、稅務登記、工廠登記、特許行業等)、稅務上之繳款書 憑證或稅務往來公文通知或其他應備存資料等各項應可再 納入文中系統管理，事務所才能完完全全的真正為無紙化、 效率化的最高境界。 - 遇到瓶頸
(1)初期使用軟體系統或是硬體設備，因人員操作不熟悉或 是軟體系統修正，常耗費許多時間，關鍵期需等待時間磨合，常常所內全體人員要耗用時間來開會討論使用狀 況或檢討相關事宜。
(2)硬體設備與網路串連、外網速度等問題，仍是事務所最大問題，一般國內各企業都有自動化改善，政府給予相 當補助或稅務減免，本行業永遠都是化外之民，財政部 國稅單位的現實，當需要我們時政府財政單位絞盡腦汁希望我們行業配合來完成其交付任務，當我們不是的時候或利用完畢時，這行業甚麼都不是，可悲!
三、提升事務所工作效率
自從電子化、數位憑證後之效果與改善目標，達到事務所真正享 受到數位憑證的改善果實。
(一)目前辨識能力約佔 60%之能力，可降低營業稅申報時效約 30% 之效率，約提前 3 天的工作能力，讓重複性工作降低及錯誤 率發生降低。
(二)紙張、電腦事務性耗材約降低至只需10%以下備存量與用量，以目前本事務所作業方式唯一張憑證一張傳票作業，所耗費 耗材較高，約年度節省 30 萬元以上之費用及節能減碳的無 形效果。
(三)列印、黏貼傳票與更新傳票作業，尤其餘年度年度查核發現會計傳票勘定錯誤或與稅法不合部份，需要更換傳票作業， 約一年節省有效人力工作時間約 20%，約節省經費年度合計 為 50 萬元以上，包含薪資、勞健保、退休金、伙食費、全勤獎金等效益。註10
(四)以本所來舉例，至今導入電子憑證已有一年半期間，空置所剩餘空間可以另移作其他應有效之用途，當然還有很多可以再簡化部分，事務所完完全全的真正為無紙化、效率化的最高境界，節省存放空間約 30%以上，減少租金壓力，讓其他空間有效運用，或轉租給其他客尜或合辦辦公室使用，增加 租金收入。
(五)客戶需求提供，包含金融機構的暫結報告、定期提供客戶目前經營狀況回饋，適時提升客戶競爭力，更顯示事務所強大力量與專業配合。
(六)提升事務所內人員薪資待遇調高，所節省經費足以應付所應投如硬體、軟體費用，所剩餘的節省費用全部轉至於人力資源費用，致使事務所與所內人員全面雙贏，依本事務所案例原每個人力經費為每年約 34 萬元(含獎金、津貼等)，經過 節省後經費約調整至42萬元以上，全面約調整盡可高達 20% 至 30%之薪資幅度，也比其他未導入數位憑證之事務所獲利 更高，更打破事務所是低薪的行業迷咒，為了長久培養及運 用人才下，導入數位平正是最好最佳的方策，雖然我們無法 於客戶調整應有公費收費提高額度，但總體上事務所的改善回饋於現有人力上，是非常值得的。
四、期望與目標
(一)加入及強化 OCR 辨識系統之數位功能，讓所有憑證都能利用 此 OCR 辨識系統，讓人力與錯誤率降低，減少人力疲勞與重複性工作。
(二)配合政府無紙、電子化的作業，修正不合時宜的法令或一些 應可數位化查核功能的限制。
(三)財金公司稅款繳納系統回執聯具有公示與證明繳納稅款完成之功能強化，或者由文中系統(WCPA)設計多元化整合各金融機構稅款或公費繳款書系統，供事務所提供客尜者使用， 並可避免影響洗錢防制法的問題叢生。
(四)完全導入數位憑證作業，還有許多改善與加強的空間，期望 系統盡可能短期內完全導入與改善，如工商登記備存資料(公司登記、商業登記、稅務登記、工廠登記、特許行業等)、 稅務上之繳款書憑證或稅務往來公文通知或其他應備存資 料等各項應可再納入文中系統管理之想法，適時讓事務所被戲稱為「血汗」行業的排除。
(五)除了 WSTP、WBEC 外能與 WCPA、NTF 系統連結與完全數位化作業的全面改善，讓其為事務所最佳利器，隨時隨地無限制 提供客戶最新經營狀況，達到事務所與客戶雙贏的局面。
(六)各學校專業人員的培養，建議四年的大學學習是必要的，不要急於四年中至事務所實習，因為數位憑證後，事務所真正 需要的是專業理論與實務並重的「人才」，絕非「人力」的 狹隘觀念。
(七)回歸專業人員薪資待遇水準，讓專業人員長久服務，以免被稱為訓練場所之窘境。
維育聯合稅務記帳士事務所 胡翼堂、江麗娜、胡育慈合夥人共同提供參考
註：
- 商業會計法的 36 條 會計憑證，應按日或按月裝訂成冊，有原始憑證者，應附於記帳憑證之後。 會計憑證為權責存在之憑證或應予永久保存或另行裝訂較便者，得另行保管。但須互註日期及 編號。
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第7條營利事業設置之日記簿及總分類帳兩種主要帳簿中，應有一種為訂本式。但採用電子方式處理會計資料者，不在此限。
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第9條營利事業使用電子方式處理會計資料，應依商業會計法第四十條及商業使用電子方式處理會計資料辦法之規定辦理。
- 商業使用電子方式處理會計資料辦法第7條 商業之會計憑證、會計帳簿及財務報表等，得以電子方式輸出或以資料儲存媒體儲存。商業使用電子方式輸出之會計帳簿，應按順序編號，彙訂成冊。使用資料儲存媒體保存會計資料之商業，應提供處理會計資料之會計軟體及資料儲存 媒體，並列印資料儲存媒體內之會計資料，以供查核。
- 商業會計法的 40 條 商業得使用電子方式處理全部或部分會計資料；其有關內部控制、輸入資料之授權與簽章方式、會計資料之儲存、保管、更正及其他相關事項之辦法，由中央主管機關 定之。採用電子方式處理會計資料者，得不適用第三十六條第一項及第三十七條第二項規定。
- 商業會計法第 37 條 對外憑證之繕製，應至少自留副本或存根一份；副本或存根上所記該事項 之要點及金額，不得與正本有所差異。前項對外憑證之正本或存根均應依次編定字號，並應將 其副本或存根，裝訂成冊；其正本之誤寫或收回作廢者，應將其粘附於原號副本或存根之上， 其有缺少或不能收回者，應在其副本或存根上註明其理由。
- 各項會計憑證，除為權責存在或應予永久保存者，應另行保管外，應依事項發生之時序或按其 事項之種類，依次編號黏貼或裝訂成冊。其給與他人之憑證，如有誤寫或收回作廢者，應黏附 於原號存根或副本之上。依第二十一條第一項規定以媒體儲存之原始憑證，應於記帳憑證載明 憑證字軌號碼，不適用前項規定。但主管稽徵機關或財政部指定之調查人員依法進行調查時， 如須列印憑證及有關文件，該營利事業應負責免費列印提供。非使用電子方式處理會計資料之 買受人取得電子發票，該買受人得自整合服務平台下載列印憑證，依第一項規定辦理。
- 左列各種原始憑證，不適用前條之規定。但仍應於前條冊內註明其保管處所及其檔案編號，或 其他便於查對之事實：一、各種契約。二、應另歸檔案之文書及另行訂冊之報告書表。三、應留待將來使用之存取或保管現金、票據、證券及財物之憑證。四、應轉送其他機關之文件。五、其他事實上不能或不應黏貼訂冊之文件。
- 商業會計法第38條 各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程 序辦理終了後，至少保存五年。各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至 少保存十年。但有關未結會計事項者，不在此限。
- 一般事務所專業人員的薪資目標能提升至3萬元以上比較合理，再加上其他費用等，以本事 務所人力原十個人力配置，改樹及導入數位憑證後減少一個人力，客戶工作量並不變情況下， 數位憑證系統後我們需要的是「人才」。